[VIDEO] – Hướng dẫn tạo chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp chưa đầy 1 phút

Chữ ký trong Gmail là phần nội dung vô cùng quan trọng và cần thiết để khi trao đổi thông tin mỗi bên đều dễ dàng có thêm nhiều thông tin của đối phương hơn. Những thông tin thường được chủ động thêm vào chữ ký như Công ty, chức danh, vị trí công việc, số điện thoại, trang web hay bất kì thông tin về mạng xã hội khác.

Để tạo được chữ ký thì bạn có thể sử dụng ngay trình soạn thảo chữ ký trên Gmail có sẵn hoặc sử dụng công cụ bên thứ 3 để tạo chữ ký.

Chữ ký sau khi tạo sẽ luôn được hiển thị khi gửi mail. Và bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn bạn tạo bằng nhiều cách khác nhau và sẽ kèm theo một vài “tip” khá hay ở video mà bạn có thể áp dụng. Giờ thì cùng vào bài viết nhé!

Chữ ký trong Gmail là gì?

Chữ ký Gmail là phần danh thiếp đính kèm được đặt ở dưới mỗi bức thư. Nó cung cấp các thông tin cơ bản của các nhân hoặc doanh nghiệp như website, hotline, mạng xã hội, dịch vụ cung cấp.

Một chữ ký gmail có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh. Thông thường một chữ ký Gmail chuẩn sẽ chứa các thông tin:

• Họ tên. chức vụ và vị trí của người gửi
• Tên công ty đang công tác, làm việc
• Các thông tin liên hệ cơ bản như số điện thoại, zalo, linkedin, website, profile cá nhân
• Hình ảnh và một vài câu châm ngôn tâm đắc (nếu có)

Vai trò của chữ ký trong Gmail

Tùy vào mục đích, cá nhân của mỗi người mà khả năng tận dụng nó sẽ khác nhau. Có người chỉ xem đó là hành động cho có, có người có khả năng sử dụng nó như là một vũ khí tối tân. Và đặc biệt đối với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.

Điểm qua một vài vai trò cực kỳ quan trọng:

• Nó là tấm danh thiếp, chữ ký trong Gmail cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu đến người nhận thư
• Số lượng gmail ngày càng tăng lên, việc đặt chữ ký kèm theo sẽ gây ấn tượng sâu sắc đến bạn, đến thương hiệu công ty bạn.
• Chữ ký trong Mail còn có thể kèm theo những lời kêu gọi mua hàng, ghé thăm website. Nó sẽ là công cụ cực kỳ hữu ích cho bạn
• Chữ ký trong gmail giúp cung cấp thêm thông tin liên lạc như số điện thoại, zalo,…
• Nếu tất cả nhân viên trong công ty đều sử dụng một tiêu chuẩn về chữ ký sẽ là bước định vị thương hiệu cực kỳ quan trọng và mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

Vai trò của chữ ký Gmail trong marketing:

• Chữ ký trong gmail đóng vai trò quan trọng trong xây dựng thương hiệu, khách hàng sẽ tin tưởng doanh nghiệp của bạn hơn
• Chữ ký trong gmail là mẫu quảng cáo marketing quan trọng, nó có thể chèn được website, mạng xã hội và thông tin liên lạc. Và chỉ bằng 1 cú clink, khách hàng có thể liên hệ được với bạn ngay lập tức

Các yếu tố cơ bản tạo nên chữ ký tốt

Một chữ ký Gmail tốt sẽ phải đáp ứng được 2 yếu tố: Thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt đủ thông tin đến họ. Muốn được như vậy, một chữ ký cần đảm bảo đủ các thông tin sau:

• Họ và tên, công ty, chức vụ của người gửi
• Các thông tin liên hệ cơ bản như Email, số điện thoại, website…
• Hình ảnh (có thể có hoặc không), nhưng có sẽ giúp cho khách hàng ấn tượng tốt hơn về bạn
• Logo đính kèm sẽ giúp tăng nhận diện thương hiệu trong ghi nhớ của họ

Cách tạo chữ ký trong Mail

Cách tạo chữ ký từ Google Gmail

Bước 1. Mở Gmail và nhấp vào  biểu tượng bánh răng  ở góc trên cùng bên phải – để mở  Cài đặt.

Ở phía trên bên phải màn hình Gmail của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng rồi nhấp vào “ Xem tất cả cài đặt ” trong bảng Cài đặt nhanh. Lưu ý với tất cả các bạn đang để ở chế độ tiếng anh thì thực hiện theo trình tự như hình trên.

Bước 2. Nhấp vào ‘Xem tất cả cài đặt’ > cuộn xuống cho đến khi bạn nhấn vào phần ‘Chữ ký’.

Ở bước này bạn có thể lăn chuột xuống gần cuối trang để tìm mục “Chữ ký” hoặc nhấn Ctrl + f (Windows) hoặc ⌘ + f (Mac) để mở hộp “tìm kiếm trên trang” > nhập “chữ ký” và nhấn Enter để tìm trình chỉnh sửa chữ ký trong Cài đặt Gmail. Tìm nút “ Tạo mới ” và nhấp vào nút đó.

Bước 3. Nhấp vào ‘Tạo mới’ để đặt tên cho chữ ký mới của bạn.

Lưu ý: đảm bảo sử dụng tên sẽ giúp bạn xác định chữ ký của mình sau này. Bạn có thể muốn tạo nhiều chữ ký hơn trong tương lai và điều này sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt chúng.

Bước 4. Sử dụng trình chỉnh sửa chữ ký Gmail  để tạo chữ ký của bạn

Bước 5. Để  thiết lập chữ ký Gmail tự động cho thư mới của bạn và/hoặc Chuyển tiếp/Trả lời – hãy tìm ‘Chữ ký mặc định’ (ngay bên dưới trình chỉnh sửa)

Bước 6. Khi bạn hoàn tất – cuộn xuống cuối trang và nhấn ‘Lưu thay đổi’

Dưới đây là video hướng dẫn cách tạo chữ ký từ Google gmail

Cách tạo chữ ký bằng công cụ bên thứ 3

Cách tạo trên trang HTMLSIG

Bước 1. Bạn truy cập vào https://htmlsig.com/ rồi chọn 1 trong 2 lựa chọn trên

Bước 2. Bạn điền thông tin ở các mục Main, Social, DIsclaimer… nhưng ở phiên bản miễn phí chỉ có thể điền ở 2 mục đầu tiên

Bước 3. Bạn ấn Create để tạo chữ ký, khi thành công nó sẽ hiển thị như thế này

Bước 4. Bạn có nhiều lựa chọn để có thể đưa chữ ký vào tài khoản, mình sẽ ấn vào Open in new tab và copy nó, dán vào mục chữ ký nhé

Bước 5. Dán chữ ký vào phần tạo chữ ký trong Gmail

Bước 5. Tạo thư mới để kiểm tra thành quả nhé

Dưới đây là video hướng dẫn cách tạo chữ ký từ bằng HTMLSIG

Cách tạo chữ ký bằng Hubspot

Bước 1. Bạn vào đường dẫn https://www.hubspot.com/email-signature-generator. Nó sẽ hiển thị như thế này, sau đó bạn chọn mẫu ưng ý nhé (ở đây mình chọn mẫu Template 1)

Bước 2. Bạn điền thông tin ở tất cả các tab và nhấn Create

Bước 3. Nếu có tùy chọn nhập số người trong công ty bạn có thể nhập hoặc không nhé

Bước 4. Bạn ấn vào Copy signature để copy chữ ký

Bước 5. Bạn mở trình tạo chữ ký trong Gmail để dán nó vào

// Bước này nó trùng ở trên nên mình không hướng dẫn nữa nhé!

Dưới đây là video hướng dẫn cách tạo chữ ký từ bằng HUBSPOT

Các yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký trong Gmail

Để có được một chữ ký Gmail chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến các yếu tố như hình ảnh, thiết kế, màu sắc, font chữ.

Hình ảnh

Hình ảnh nên có kích thước, dung lượng không quá lớn để tránh ảnh hưởng đến tốc độ load. Hình ảnh nên thật sự nghiêm túc, và nếu là chân dung thì nên tách nền.

Thiết kế

Thiết kế ảnh hưởng rất nhiều đến tính chuyên nghiệp của Gmail, theo đó bạn nên design từ trên xuống. Những thông tin quan trong bạn nên in đậm và để size lớn hơn như số điện thoại, họ tên.

Bạn cũng nên để thiết kế dạng 2D để thật sự đơn giản và trang trọng nhất, hạn chế sử dụng 3D nhé.

Font chữ

Font chữ thường được dùng là font dễ đọc, tránh những font gây rối mắt như script, calligraphy. Nếu có thể bạn nên để cùng font với nội dung thư của bạn.

Màu sắc

Màu sắc nên tối giản nhất, nếu có thể bạn nên để sao cho có màu thương hiệu của bạn. Và tối đa chỉ nên 3 màu.

Một số lời khuyên khi tạo chữ ký

Thiết kế nhanh chữ ý Email phù hợp với nhu cầu, bạn có thể áp dụng các thủ thuật như:

• Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệu
• Xác định phong cách thiết kế
• Sử dụng tốt các tùy chọn

Giữ chữ ký thật đơn giản

Đừng quá tham lam để nhiều thông tin, điều này sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên phức tạp, và người đọc vào sẽ thấy bội thực thông tin. Vì vậy nên giữ cho chữ ký đơn giản nhất có thể nhé.

Kết nối với các mạng xã hội

Người nhận có thể kết nối với bạn thông qua các mạng xã hội. Nếu bạn sở hữu các kênh mạng xã hội thì nên để vào. 

Lưu ý: Nếu như kênh của bạn không thật sự giúp ích cho công việc thì bạn hạn chế để vào, vì nó có thể gây ấn tượng xấu đến hình ảnh của bạn.

Chọn tấm hình đẹp

Hãy chọn tấm ảnh làm nổi bật lên phong cách của bạn, nhưng phải nghiêm túc nhé!

Kết hợp màu sắc tốt

Màu sắc là cách để gây chú ý nhanh nhất. Nhưng nó là con dao 2 lưỡi vì, nếu như bạn không kết hợp tốt thì rất dễ trở nên thiếu chuyên nghiệp và trẻ con.

Lời khuyên tốt nhất là bạn nên để 2-3 màu sắc, và màu không nên quá lòe loẹt.

Sử dụng trắng đen tương phản

Câu hỏi là vì sao bạn nên để tương phản? Nếu như bạn không có khả năng kết hợp màu sắc tốt thì hãy để đen trắng, như vậy chữ ký của bạn sẽ trở nên hiện đại và chuyên nghiệp hơn.

Thống nhất các chữ ký Email trong doanh nghiệp

Nếu như bạn đang làm cho doanh nghiệp thì bạn nên tạo đúng chuẩn và có đầy đủ thông tin như địa chỉ, chăm sóc khách hàng, chính sách mua hàng và dịch vụ, chính sách bảo mật…

Ngoài ra còn bổ sung thêm các mạng xã hội của công ty, liên kết đến website.

Trên đây là những thông tin mà mình muốn đề cập đến bạn và cách tạo cũng như video hướng dẫn tạo chữ ký trong Gmail. Nếu biết tận dụng nó sẽ có nhiều lợi ích tuyệt vời trong quảng bá thương hiệu các nhân, doanh nghiệp. Còn chần chờ gì mà không tạo ngay. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề gì trong lúc làm có thể liên hệ trực tiếp đến mình nhé. Xin cảm ơn và hẹn gặp bạn ở hướng dẫn sau.